Factura mensual al alquilar a empresa: por qué el recibo no vale y cómo emitirla correctamente

Si alquilas tu inmueble a una empresa o autónomo, el Real Decreto 1619/2012 te obliga a emitir factura mensual con formato completo, no un simple recibo. La diferencia no es semántica: una factura tiene requisitos legales que el recibo bancario no cumple (numeración correlativa, NIF de ambas partes, base imponible, IVA si procede). Si tu inquilino empresa te pide la factura para deducirse el gasto, debes emitirla. Y si Hacienda te requiere documentación en una inspección, las facturas son la prueba que sostiene tus ingresos declarados.

Por qué el recibo bancario no sustituye a la factura

El recibo bancario es solo el justificante del cobro. La factura es el documento mercantil que detalla la operación: a quién, por qué concepto, cuánto, qué tributación aplica. Cuando alquilas a empresa, esa empresa necesita la factura para deducirse el gasto como arrendamiento (Art 14 LIS). Si solo le das un recibo, contablemente no puede registrar el gasto correctamente. Para ti como propietario, además, la factura es la pieza que sostiene tu declaración: si Hacienda te reclama documentación, demuestras los ingresos con tus facturas emitidas, no con extractos bancarios.

Datos obligatorios que debe llevar tu factura

Una factura de alquiler a empresa debe incluir: número correlativo (puedes empezar en 1 cada año, ej. 2026/001, 2026/002, etc.); fecha de emisión y fecha de la operación (suelen coincidir en alquileres mensuales); tus datos como arrendador (nombre completo o razón social, NIF, dirección fiscal); datos del arrendatario (razón social, NIF de la empresa, dirección fiscal); descripción clara (ej. 'Arrendamiento mes de marzo 2026 · C/ Marconi 42 · Terrassa'); base imponible (el importe del alquiler sin IVA); tipo de IVA y cuota si procede (21% en arrendamientos a empresa para uso distinto de vivienda); importe total; mención a la retención si aplica (19% que la empresa te practica).

¿Tengo que aplicar IVA en mis facturas de alquiler?

Depende del uso del inmueble. Si alquilas a una empresa para uso de oficina, local comercial, almacén o cualquier uso distinto de la vivienda habitual del arrendatario, debes aplicar IVA del 21%. Esto significa que tu factura tiene base imponible + 21% de IVA + total. Tú ingresas el IVA cobrado a Hacienda trimestralmente (modelo 303) y anualmente (modelo 390). Si alquilas vivienda a una empresa que la usa para alojar empleados, la operación puede estar exenta de IVA en determinadas condiciones (consulta exenciones Art 20.1.23 Ley IVA). El criterio práctico: oficinas y locales siempre con IVA, vivienda casi siempre sin IVA.

Cómo numerar las facturas si tienes varios inmuebles

La ley exige que la numeración sea correlativa dentro de una misma serie. Si tienes 3 inmuebles alquilados a empresas, puedes usar series separadas (ej. serie A para Marconi, serie B para Pintor Torras) o una numeración única global. Lo importante es que dentro de cada serie no haya saltos ni duplicados. Recomendación práctica: una sola serie correlativa por año (2026/001, 2026/002...) ordenada por fecha de emisión. Esto simplifica auditorías y reduce errores. Si emites 12 facturas al mes de Marconi y 12 de Pintor Torras, irían 2026/001 a 2026/024 ordenadas cronológicamente.

Plazo de emisión y conservación de facturas

Las facturas a empresas deben emitirse antes del día 16 del mes siguiente al que se refieren. Es decir, la factura del alquiler de marzo debes emitirla antes del 15 de abril. En la práctica conviene emitirla el primer día del mes que cobras (ej. 1 de marzo para el alquiler de marzo). Debes conservar copia de todas las facturas emitidas durante 4 años (plazo de prescripción de Hacienda) más 1 año adicional por seguridad. Lo más práctico es generar las facturas en PDF, archivarlas en una carpeta por año, y guardar copia en la nube. Si Hacienda te requiere documentación 3 años después, tener las facturas accesibles te ahorra una multa por falta de documentación.

Preguntas frecuentes

Emitir factura mensual al alquilar a empresa no es opcional: es la pieza formal que tu inquilino necesita para contabilizar el gasto y que tú necesitas para sostener tus ingresos ante Hacienda. Una numeración correlativa, datos completos de ambas partes, IVA cuando procede y conservación 4-5 años son las cuatro reglas básicas. Si automatizas la emisión el día 1 de cada mes, conviertes una obligación en una rutina de 30 segundos.

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